Tid er penge – også intern tid!

Der er ofte en misforståelse omkring tidsregistrering, at det kun er for virksomheder, der skal fakturere deres timer. Selvfølgelig er det en nødvendighed for disse virksomheder, da tidsregistrering er deres levebrød. Men mange andre virksomheder og afdelinger kunne få stor værdi af at se, hvad deres tid bruges på og dermed kunne træffe nogle strategiske beslutninger om, hvad deres ressourcer skal bruges til. Ved at have en omkostning tilknyttet medarbejderne får man nemlig det præcise overblik over, hvad interne projekter koster.

Det er ofte en øjenåbner, når man ser hvor mange kroner og ører, det koster at lave et lille internt projekt eller fx at afholde interne møder. Så ved at tidsregistrere intern tid kan man i fremtiden tage velovervejede beslutninger om, hvilke projekter der skal investeres i, hvis man kender omkostningen fra tidligere eller lignende projekter. 

Læs videre →

Ressourcestyring er svært

Vi har været i branchen i over 10 år og kan tydeligt se, at det, der skaber store frustrationer hos de virksomheder, vi er i kontakt med, er ressourcestyring. Uden de rigtige værktøjer er der flere, som helt dropper ressourcestyring, da det er for tidskrævende og svært at håndtere – og det er rigtig ærgerligt. Men hvorfor er det, at det er så svært at styre ressourcerne?

Det er vigtigt for alle organisationer at få det optimale ud af ressourcerne for at kunne nå de strategiske mål for organisationen, at maksimere indtjeningen på konsulenterne og at nå de overordnede budgetter. Men ressourcestyring er for mange virksomheder svært at styre, da der er mange faktorer, der spiller ind.

Ressourcestyring er en ekstremt dynamisk og tidskrævende opgave. Det største problem er de mange grader af frihed, som de enkelte ressourcer har i dag og de mange afhængigheder, der er i projekterne. Desuden er det de færreste virksomheder i størrelsen fra 1-50 personer, der har en decideret ressource manager, som har det overordnede ansvar for ressourcestyringen. Og når det er op til de forskellige projektledere at få det hele til at hænge sammen kræver det stor fokus og skarp planlægning at få det til at hænge sammen i organisationen.

Læs videre →

At vælge ikke at vælge

Hos TimeLog modtager vi mange henvendelser om værktøjer til projektstyring og tidsregistrering. Det betyder også, at vi tager vores rolle som konsulenter ganske alvorligt, for det viser sig jo til tider, at vi må henvise til nogle af vores kolleger på markedet.

Det lyder nemt nok at skulle vælge et system til tidsregistrering, men er du novice på området, er det måske ikke så ligetil. Skal du bruge projektstyring? Er det et time/sags-system, der mangler? Et supportmodul, et andet CRM-system eller noget helt 4., der skal kigges efter? Se evt. tidligere blogindlæg, der hjælper med at afdække mange af de spørgsmål, der opstår:

Inspiration til din kravspecifikation

Hvordan forbereder man sig bedst inden køb af forretningssoftware

Det kan være svært at overskue markedet og konsekvenserne af de valg, man foretager, når man som køber af et nyt system gør sine overvejelser om, hvad det er, man har brug for i virksomheden. Når de rigtige systemer er fundet, begynder arbejdet med at evaluere de værktøjer, der er fundet frem, og i den proces føler nogle, at de går for hurtigt frem.

Læs videre →

Mange fordele med whitepapers

Hvad gør man, når man på en overskuelig måde vil redegøre for komplekse problemstillinger? Man skriver et whitepaper.

Et whitepaper er et rigtig godt redskab for virksomheder til at forklare komplekse problemstillinger og løsningsmuligheder. Det er ikke altid, at en brugervejledning er nok, hvis man gerne vil forstå en process eller et workflow i dybden, da en brugervejledning er mere en step-by-step guide, hvor et whitepaper kan hjælpe læseren til at sætte det i relation til egne udfordringer.

Så udvikler I software eller har andre produkter, som til tider kan have komplekse aspekter i sig, vil det være en god idé at se nærmere på at skrive en længere guide til jeres kunder i form af et whitepaper.

Læs videre →

Estimering ved hjælp af projektskabeloner

Projektskabeloner er et rigtig godt redskab til at estimere fremtidige projekter, da det er muligt at ensrette oprettelsen af projekter og dermed mindske fejlmargin.

Man mindsker ikke kun fejl i oprettelsen, man sparer også tid, da det er hurtigt at oprette nye projekter. Derudover vænner projektmedarbejdere sig til de forskellige termer, der bliver brugt på projekterne, så de ikke skal lede efter den rigtige fase at tidsregistrere på, fordi der er 20 forskellige betegnelser for samme slags arbejde, når de enkelte projektledere er kreative i udformningen af projekterne.

Når det drejer sig om at estimere et budget på et nyt projekt for at kunne sende et tilbud til en kunde, så er det en god idé at sammenligne projektskabelonen med det egentlige resultat på de sidste par lignende projekter. Dermed er der et godt fundament for at kunne justere budgetterne, så de passer til de faktiske resultater (og husk samtidig at overskrive den gamle projektskabelon). Hvis det er et projekt på fastpris, så opdager man nemlig i tide, at prisen skal justeres, så man ikke taber penge på projektet. Er det et projekt på medgået tid, sparer man i stedet kunden (og jer selv) for overraskelser i forbindelse med eventuelle budgetoverskridelser.

Læs videre →

Vi bygger bare selv…

Er en beslutning, som vi sommetider støder på i de virksomheder, som er på udkig efter et tidsregistreringssystem. Vi har desværre også selv gjort brug af den fra tid til anden, men er heldigvis blevet klogere med tiden.

Hvad er det, der får virksomheder til at prioritere at bruge interne ressourcer til at bygge et internt IT-system i stedet for at være innovative inden for deres kernekompetencer?

Her er, hvad vi oftest hører som de væsentligste begrundelser:

1. Vi får dækket vores præcise behov – hverken mere eller mindre
2. Vi kan altid udvide, hvis vores behov skulle ændre sig
3. Det er billigere end at købe/leje et system
4. Vi har et specifikt workflow, som vi ikke vil tilpasse et standardsystem
5. Vi kender en udvikler/studerende, som kan bygge det til os til en billig pris, og så er det bare en engangsudgift

Læs videre →

Working with Authenticity – and the Danish Market

An unexpected aspect of working on a sales team in Denmark for me is the openness with which people discuss their business. They’ll tell you what they work with, what their needs are, and which of your competitors they’ve looked at, even when you’ve just called them out of the blue.

It’s easy, as the U.S. member of the TimeLog sales team, to look at this opportunity gleefully, while rubbing my evil, American hands together. The phrase “shooting fish in a barrel” snaps to mind.

But, and I say this in all seriousness, when I take a step back and evaluate how I approach other Danish companies as a TimeLog salesperson, I truly appreciate this unanticipated platform that allows me to have an open and honest dialogue with potential customers.

Læs videre →

Tidsregistrering – administrativ byrde eller strategisk værktøj?

Hvis jeg siger ’tidsregistrering’, hvad tænker du så? At det er et administrativt mareridt for både medarbejdere og ledelse? At I udelukkende gør det for kundernes skyld? Eller at I simpelthen ikke gider bruge tid på at registrere, hvad I bruger tiden på?

Så rammer du lige ned i centralnervesystemet på den danske folkekultur. Der hersker en interessant dualitet blandt danskerne, som naturligt nok smitter af på vores ledelsesstil. På den ene side opfatter vi os selv som Europas autonome, der fint administrerer frihed under ansvar. På den anden side vil vi gerne være sikre på, at vi får fuldt udbytte af vores medarbejdere, som er blandt de højest lønnede i verden. Vi ved godt, at vi skal være exceptionelt skarpe på interne og eksterne priser og ydelser i et presset marked for at hindre, at kunderne løber lige i favnen på andre.

Læs videre →

Nye gode browsere gør SaaS endnu bedre

Der er gang i opgraderingerne af browserne for tiden. Både Microsoft og Google har for nylig releaset nye versioner af Internet Explorer og Chrome. Begge hurtigere end tidligere versioner.

Min yndlings-browser, Firefox, releasede igår den endelige version af deres Firefox 4. Firefox 4 er klart hurtigere end forgængeren, Firefox 3.5 – selvom den ikke virker helt ligeså hurtig som Chrome. Alligevel foretrækker jeg Firefox, fordi jeg synes den virker mere overskuelig, er bedre til at styre bookmarks mv. – og så er det bare en bedre browser til webudvikling.

En fin nyhed i Firefox 4 til TimeLogs kunder, er muligheden for “Pin as App tab”. Som du kan se på skærmbilledet nedenfor har jeg pin’et min TimeLog Project – for den skal jeg bruge flere gange hver dag. Den vil så altid blive vist med et lille ikon yderst til højre. Smart og overskueligt.

Inspiration til din kravspecifikation

Dette er en fortsættelse af min tidligere blogpost ”Hvordan forbereder man sig bedst inden køb af forretningssoftware” og opremser mange af de spørgsmål, man bør stille sig selv for at finde ud af, hvilke krav det nye system, som minimum skal kunne opfylde.

Der er mange andre spørgsmål end lige dem, jeg har listet, og det er kun fantasien, der sætter grænser, og jeg har selvfølgelig fået inspiration i forhold til de processer TimeLog Project understøtter.

Forhåbentlig kan nedenstående være en inspiration til at finde på ekstra spørgsmål, som I skal have besvaret. Er der spørgsmål, som du synes mangler på listen, må du meget gerne dele dem med os andre via kommentarboksen, så vi alle kan blive klogere.

Tidsregistrering

1. Hvad vil I gerne have forbedret ift. jeres nuværende måde at tidsregistrere på?
2. Vil I registrere alt jeres tid (intern og ekstern) eller kun projekttid (ekstern)?
3. Har I brug for at skrive kommentarer til jeres tidsregistreringer?
4. Laver jeres medarbejdere mange forskellige ting i løbet af dagen, eller arbejder de koncentreret på et projekt i flere timer ad gangen?
5. Skal jeres medarbejdere kunne tidsregistrere via deres mobil?
6. Bruger jeres medarbejdere Outlook meget og vil gerne have mulighed for at tidsregistrere fra Outlook?
7. Hvordan håndterer I flex?
8. Har alle adgang til internettet?
9. Har I brug for en godkendelsesproces til afrapportering af timer?
10. Hvordan vil I gerne registrere fravær?
11. Har I brug for at styre ferie?
12. Vil I gerne understøtte lønberegningen til jeres lønsystem?

Læs videre →